如果你是招聘专家或公司高管，想要投资招聘软件，你肯定想知道哪种软件最好。申请人跟踪系统(ATS)市场并不缺少选择，但并不是所有的选择都适合你的公司和招聘需求。
为了帮助您决定正确的软件，您可以发送建议请求(RFP)。对于ATS来说，RFP是一种很好的方式，可以收集关于每个竞争系统的有用信息，并了解它们如何帮助你实现招聘目标。
什么是RFP?
提案请求是公司在寻找新软件或其他服务时创建的一份文件。它包括向供应商提出关于重要需求的问题——比如关于特性和定价的问题。
将RFP发送到多个供应商并比较他们的答案。这不仅可以帮助您为贵公司选择最佳软件，还可以给您提供您可以提供给贵公司的决策者的信息 - 换句话说，RFP将为您提供帮助制作一个引人入胜的商业案例。
如何编写RFP：流程步骤
这是一个5步骤过程，您可以在准备RFP时遵循，包括用于ATS的RFP的可能部分。（虽然我们具体参考申请人跟踪系统，但您也可以在为其他类型的软件编写RFP时使用此过程;哲学是一样的。）
1.知道你想要什么
要选择合适的系统，您需要确定为什么需要它。例如，如果您决定为ATS购物的原因是您的招聘流程不够有效，则需要一个将优化您的招聘步骤的系统。另一方面，如果您想要提升您的采购工作的软件，请在编写ATS时，询问采购功能应优先考虑。
通过咨询那些将经常使用该系统的人，以及那些负责公司整体招聘策略的人，来发现你优先考虑的事情。例如，询问招聘经理他们面临什么样的挑战，他们希望从新技术中获得什么。你也可以问高管他们对招聘流程的看法——也许是让招聘流程更高效，或者建立更多元化的团队。
制定经常出现并优先考虑它们的目标列表。例如，减少雇用时间可能对贵公司至关重要，同时通过您的招聘软件进行背景检查可能不是必须的。决定哪些目标是严格必要的，仅仅是可选的。
2.开发具体要求
根据您的列表，开始充实您的规格说明。例如，如果你的团队说他们需要更多的候选人，招聘软件可以从很多方面提供帮助:比如资源和广告功能。或者，你可能与一些高管交谈过，他们希望推行一项有效的推荐计划;在这种情况下，你的招聘软件应该帮助你吸引和组织推荐的候选人。
此外，您的系统应检查某些框，无论您的独特需求。这些盒子通常是：
- 安全。根据您的位置，数据保护法律可以严格，所以供应商需要完全符合。
- 用户体验。如果您的同事发现它确实有用且易于使用，那么您的投资将是有价值的。
- 可扩展性。如果您的招聘努力变得更加频繁和复杂，您希望一个可以支持您的系统。
- 支持服务。您希望确保您的供应商将在您的系统中需要帮助您使用。
- 候选人经验。如果您的系统使申请阶段或面试调度过程难以导航，这可以对贵公司反映出负面影响。
- 现有客户。知道该系统是否被大小或行业中的公司使用类似的公司是有用的。
一些公司还包括供应商的普遍要求。您可能希望他们拥有一个全球化的展望，作为企业健康和可持续的，或者拥有强大的未来产品路线图。确定您想要了解的内容并将其包含在您的要求列表中。
3.草拟澳大利亚委员会
有些公司更喜欢数百人/否问题，而其他公司选择了一些开放式问题。最好避免是/否问题，因为他们不会为供应商留下太多蠕动的房间来解释他们的系统如何运作;除非他们是非常具体的东西，否则你是ISO认证的？或者“你与这个HRI融合吗？”
为了使这个过程更容易，我们创造了一个完成ATS模板的RFP包含6个重要部分：
- 有关供应商的信息
- 招聘流程和集成
- 候选人和用户体验
- 实施和可持续性
- 安全和数据保护
- 报告
根据您的需要修改这些部分及其包含的问题。添加针对您的独特规范的问题。
写有效的问题
在制定问题时，您通常会想知道“如何”作品。避免对特定功能过多的问题：每个系统都可以以各种方式具有相同的功能，您还可以错过学习您不知道的功能的机会。
相反，询问系统如何做点什么，让供应商描述其产品的那个方面。以下是一些示例问题：
- 您的系统如何帮助我们与候选人沟通?
- 如何确保符合GDPR?
- 您是否提供与不同系统的自定义集成？
- 您的系统如何支持要约信批准程序？
一般来说，确保您的rfp用于ATS要求所有必要的信息，但不会过于详细或复杂。如果供应商满足您的基本要求，您可以向他们询问演示或免费试用，以详细评估规格或良好的致命。
4.写一篇介绍
为将完成你的RFP的人提供一些重要的信息。有些公司会附上很多细节，比如他们的发展计划、办公地点、产品或服务描述、市场调查等等。
通常，最好保持简短和甜味;仅包括信息供应商真正需要正确回答您的问题。例如，ATS供应商可能不需要知道您的产品详细所做的内容，但它们可以在雇用或深入解释您的要求时使用您面临的问题清晰度。您可以使用已在挑战和目标上收集的所有内部研究。
以下是介绍的大纲，包括关于RFP流程本身的信息:
- 你为什么要发送这份RFP。例如：“Acme Inc.需要新的招聘软件来管理多个地点的候选人并宣传作业。”
- RFP时间表。例如:“请在2019年10月12日之前提交此文件。”
- 有关贵公司的信息。例如:“我们最近获得了2000万美元的资金，我们计划在未来两年内招聘70人。”
- 对你的要求的简明解释。例如:“我们想要更有效率，得到更多合格的候选人，并有机会获得准确的报告。”
- 有关如何回答您的RFP的说明。例如：“我们想要简单但全面的答案。如果可能的话，链接进一步资源。“
- 你会如何评估答案。例如：“我们会考虑满足至少70％要求的软件。”
- 谁伸出澄清。例如：“如果您有澄清问题，请随时与[的名字] 在 [+010000000] 或者 [[电子邮件受保护]]。“
用您认为对供应商有用的信息填充这些部分。尽管如此，请尝试介绍关键;重要的是不要将受访者混淆有不必要的细节。最多两页可能会做到这招。
5.为唯一价值主张添加空间
在您的RFP结束时，您可以要求供应商为您提供独特的价值主张;简而言之，他们最强大的音高。这将是一个文件中的一个盒子，供应商将能够自由编写并解释他们的服务从其他供应商脱颖而出的原因。这将是您了解他们自己产品的供应商值以及对您的招聘最明显独特的贡献可能是什么机会。
6.发送RFP并作出决定
你可能已经对这些选项进行了一些研究;将ATS的RFP发送到你听说过或读过的系统。
一旦收到回复，比较不同供应商的回答(并可能对它们进行评分)。在ATS选择过程中，选出有前途的供应商，并进入下一个阶段:由每个供应商的专家进行演示。RFP将提供给你重要的信息，但实际上看到所有特性如何协同工作对于做出明智的选择是至关重要的。
