以下练习可以帮助您评估技能你面试的行政助理候选人。您可以根据需要修改它们。
行政助理是做什么的?
行政助理在各种行业工作，并承担各种各样的任务。这通常是对整个团体或一系列经理提供一般支持的初级角色。行政助理组织会议，编写报告，安排差旅，与员工保持沟通，确保公司运营的顺利进行。成功的行政助理擅长:
- 组织:他们能够将更大的项目解析为更小，可实现的目标。他们维持论文，数据和办公用品的物理组织。
- 沟通：当与不同资历级别的员工分享和交换信息时，他们很自信，放松。
- 时间管理:他们有一种天生的感觉，知道哪些项目应该优先处理，并且可能会敏锐地遵守待办事项清单。
- 软件使用:他们精通大多数主流办公软件，包括：
- G套件(谷歌文档，表格，幻灯片)
- Microsoft Office（Word，PowerPoint，Excel）
- 电子邮件和日历计划工具（Outlook，Google日历）
- 待办事项列表和项目管理软件(Todoist, Trello)
这个职位通常不需要大学学位。这一立场经常被混淆行政助理-为一小部分高管提供高度专业化的支持。有办公室工作经验的应聘者在这个职位上占优势。
面试中测试行政助理技能的方法
把面试问题和假设的情景结合起来，关于行政助理可能会在你的工作场所使用的软件的练习和技术测试。
以下是一些你可以用来评估行政助理技能的具体练习:
1.组织技能评估
锻炼：以任何你认为合适的方式组织下面的数据。请随意加入对你可能有的进一步问题/想法的评论。
XYZ公司客户和收入数据报告
公司A，员工100人，客户10年
公司B, 20名员工，客户1年
公司C，未知，客户5年
科技行业，五家公司，30万美元的收入
零售业，八家公司，收入100万美元
医疗行业，20家公司，3500万美元的收入
评论 : ___________________________________________.
要找什么：此作业测试考生连结和组织不同数据点的能力。考生应该能够解析数据并将其组织成两个单独的表或电子表格，因为它们代表两组不同的数据。
红旗：将所有数据组成一个电子表格或表格的候选人可能没有足够的经验组织和识别信息的差异。请注意，此列表中的一个数据点具有标记为“未知”的标准。候选人仍应包括此数据点 - 并提供评论要求进一步澄清这一点。
2.沟通能力评估
锻炼：你为两名主管和整个办公室的15名员工提供行政支持。经理A知道你的时间被其他经理和办公室职员瓜分了。经理B需要的工作量使你无法全面支持经理a和其他办公室员工。你会怎么处理?
要找什么：与行政B策略建立界限的候选人表明他们对他们的需求进行了现实，并不害怕与经理沟通。一个好的回答可能是:“我会请主管B见面，讨论一下我的职责的局限性，因为这与他/她的需求有关，同时指出我也为其他员工服务。”
红旗：一个“我可以做到这一切”的方法是一个红旗，并且可能是制作中的有毒工作习惯。员工，表明他们将与工作量继续如此，或者不打算处理执行B关于他们的不切实际的要求，表明他们可能厌恶不舒服的对抗 - 有时在这一角色中需要。
3.时间管理技能评估
锻炼：你收到一大堆办公室的食物，需要存放在橱柜和厨房的冰箱里。与此同时，一位高管找到你，要求你提交一份今天到期的紧急报告。你将如何继续?
要找什么：这种练习测试了候选人如何在面对未知时管理他们的时间。食物是这里的优先事项 - 如果它没有立即冷藏，它就会变坏。储存食物后应提交报告。承认这一点的候选人在他们的回答中表明他们能够在优先考虑项目的同时思考大型画面，管理他们的工作量和回答截止日期的要求。
红旗：如果应聘者感到恐慌，放弃收拾食物开始写报告，那么他们可能无法战略性地考虑自己的时间。
4.软件使用技能评估
练习1：使用[Google Sheets / Microsoft PowerPoint]，在五个幻灯片中创建演示文稿或更少描述：
- 你以前的角色
- 一个爱好
- 一个志愿者/学校项目
练习2：使用[谷歌Docs/Microsoft Word]，字数不超过300字，请描述你为什么适合这个职位。完成后，请与以下电邮地址分享作业:[(电子邮件保护)那(电子邮件保护)那(电子邮件保护)。]
练习3：使用[谷歌日历/ Microsoft Outlook]创建一个日历邀请，邀请我们公司的所有经理参加一个虚构的异地管理会议。在invite中添加会议的详细信息。
练习4:使用[Google Sheets / Microsoft Excel]获取数据并将其组织到电子表格中。
XYZ公司客户和收入数据报告
公司A，员工100人，客户10年
公司B, 20名员工，客户1年
公司C，未知，客户5年
科技行业，五家公司，30万美元的收入
零售业，八家公司，收入100万美元
医疗行业，20家公司，3500万美元的收入
要找什么：这些练习是不解释的 - 他们测试候选人对各种行政相关软件的了解。这些类型的软件是大多数行政角色的关键，因此寻找候选人，他们用他们生产作业的方式展示软件专业知识（例如，使用文本文档中的清洁格式保持幻灯片和接合。）
红旗：无法完成任务的候选人，或者产生的工作不符合练习的范围(例如，使用谷歌日历安排会议，但没有包括事件的描述)，可能不精通办公软件，这是这个角色必须的。
