在我们的世界里，一切都是数字化的，一切都是移动的。随着招聘和人才在这一框架内的发展，组织被引导改变他们的思维方式:如果你想在那里并拥有竞争优势，你需要招聘软件。
是什么引发了这种变化?根据我的经验，当组织意识到他们的招聘并没有他们想象的那么好或者他们把钱花在了错误的地方。他们招不到足够的人，或者人待的时间不够长。他们通常会在这个时候引进像我这样的人才——一个能深入挖掘并了解情况的人才主管。
哪些症状是你需要招聘软件的?
作为一名人才主管，当我进入一家新公司时，我关注招聘结构和流程中的每一件事，我们在哪里、如何发布广告，信息保存在哪里，以及我们如何处理这些信息。我问的问题是“为什么去年我们的空缺职位只招到了20%的人?”
我经常发现同样的挑战在重复:
- 没有人才库或集中的过程。一些组织依赖于Excel或财务软件，这些软件具有基本的人力资源功能。但是，他们没有办法在招聘团队可以访问的地方正确记录招聘信息。招聘经理总是按照他们认为最好的方式自己做事，而不与其他团队成员合作或跟踪他们的进展。没有标准的方式来招聘或记录招聘支出。在某些情况下，招聘经理最终去找中介机构，却只找到那些已经通过过去的招聘流程了解该公司的候选人。这是因为公司内部没有候选人数据库可供调查。
- 没有办法追踪招聘进度。作为一名招聘人员，你将每周或每月向上级汇报情况。你的经理甚至CEO可能会问雇佣它需要多长时间出现了什么问题。报告要素绝对是至关重要的，因为这样你就可以谈论什么进展顺利，什么需要改进。如果你知道有些事情进展不顺利，你想要实施改变，你需要招聘报告来支持你的案例(例如，你可以看到招聘团队花了多少时间来招聘，或者交换反馈来提倡为他们提供更多的培训)。如果没有系统的实际数据，要做到这一切是非常困难的。
- 钱没有正确地投资(或者没有办法确定是否正确)。没有软件，就没有办法知道候选人的来源是什么或者我们的招聘广告表现如何。值得在Indeed或Linkedin上做广告吗?我们收到了多少申请者?广告工作的成本可能超出了它应该付出的代价:当我作为人才主管加入红十字会时，我们正在通过一家营销机构做广告工作。我们付钱让他们在多个网站上发布每一个职位，而我们本可以用更低的成本获得一个职位发布系统。
所以，在审核招聘流程后，我发现所有那些我们可以用招聘软件解决方案做的美妙的事情都没有发生。很明显，我们可以通过招聘软件轻松地解决我们的痛点。
你如何为招聘软件建立一个商业案例?
当构建商业案例我会把我发现的挑战与公司的发展战略联系起来。我要看看这个组织的未来，我们希望在两到三年内实现什么，以及缺乏一个可靠的系统会如何拖累我们。
我还会考虑组织中需要多少人来填补一个职位。购买ATS对你有帮助减少间接费用那些参与招聘的人。
当然，解释一下申请人追踪系统提供的所有机会也是有益的。例如，在向董事会成员解释ATS的价值时，我会谈到社交媒体的力量，以及ATS如何推动我们的品牌努力。我愿意分享节省时间的价值——这是无价的。为什么我们的团队要去不同的网站发布不同的广告，而他们只需点击几下就可以进入ATS并发布到多个招聘网站?
所有这些都有助于我的商业案例。
我们知道我们需要招聘软件，但哪个更适合我们呢?
找到合适的ATS是建立商业案例的下一步。在做研究和参加演示时，有一个特定的标准是很有用的:
- 考虑你公司的独特需求。例如，如果你在世界各地都有招聘团队，你就需要一个在全球范围内运作并得到全球支持的系统。
- 寻找集成。你可能已经有了一个人力资源系统(或者你很快就会有时间)。如果你的ATS集成有了这个系统和你可能使用的其他软件(比如视频面试平台)，这将是一个巨大的优势。
- 注意使用的方便性。作为招聘人员，我们希望让招聘团队更容易上网，查看他们的空缺职位，审查他们的候选人，入围名单，面试和检查进展。
- 选择一个移动优化ATS应用。招聘经理不会总是坐在办公桌前，他们经常在忙着工作。他们需要一个移动友好型的系统，这样他们就可以从任何地方招募人员;在去开会的路上，在火车上或公交车上。
- 为候选人寻找一个简单的申请程序。在红十字会，人们告诉我他们花了两个小时填写申请表。很多人中途就失去了兴趣，尤其是那些身居高位的人;如果你是一名区域财务总监，你最不想做的事情就是晚上花两个小时填写表格。一个好的ATS可以帮助你开发应用程序，使求职者能够轻松地申请，甚至是通过他们的手机。
因此，一个精明的系统，了解你的痛点，将使事情快速和容易的招聘经理，招聘人员和候选人。
从新的申请人跟踪系统中获得最大的价值
一个系统的好坏取决于输入的信息。即使你有最好的招聘软件，如果你不正确使用它也帮不了你。例如，企业通常会满足于将ATS作为人才库。这是一个浪费的机会。
我认为人们现在开始意识到他们需要升级游戏。你可以用招聘软件做很多值得做的事情——比如改进候选人的经验。尤其是当你看到求职者很乐意在Glassdoor等网站上批评你的公司，他们的评论对你的雇主品牌很重要的时候。
作为招聘主管，我首先要确保我的团队能够理解ATS是什么，以及如何充分利用它。作为这个团队的领导者，我会确保招聘经理坚持他们的职责。他们进行了良好的采访吗?他们知道什么是好的面试吗?他们对候选人的反应如何?招聘人员应该帮助招聘经理理解并接受他们的角色，并向他们展示ATS在招聘时如何改变他们的生活。
你如何证明你实施的ATS的价值?
在您实现ATS之后，您可以显示投资回报。使用来自系统本身的报告表明你已经填补了大部分的职位空缺，或者招聘团队的工作效率很高。
如果可能的话，我也会展示新员工的情况保留。向你的团队展示他们并不只是在填补角色。你应该能够说，这个系统允许你正确地筛选，你找到的人在你的公司呆了很多年。这是非常重要的，因为在你培训完员工后让他们离开，并且不得不重复招聘过程对一个组织来说是一个巨大的损失。ATS的价值不仅仅是帮助你找到合适的人，而是帮助你选择合适的人，他们会长期陪伴你。
桑迪Grewal编写现任英国希灵顿医院NHS基金会信托资源主管。她是所有“人才”方面的高管级导师，并管理过大规模的人才获取变更项目在全球范围内。她拥有格林威治大学(University of Greenwich)的人事与发展硕士学位。
